რა არის ინვოისი და რატომ არის ის მნიშვნელოვანი

რა არის ინვოისი

სტატიის სექციები

წაიკითხე სტატია, გაიგე რა არის ინვოისი და გამოიყენე ის სხვადასხვა მიზნისათვის შენი ბიზნესის სასარგებლოდ! 

ბიზნესის ფლობა უამრავ დოკუმენტთან და ვალდებულებებთან ასოცირდება. დამწყები მცირე ბიზნესებისათვის უამრავი ამგვარი დოკუმენტი უცხო და თავბრუდამხვევია. ამასთან ერთად, კლიენტებისაგან მიღებული თანხის კონტროლი და აღრიცხვა ცალკე თავისტკივილია. 

ამ ყველაფრისაგან თავის დასაღწევად დალაგებული ინვოის სისტემაა საჭირო. სწორი მიდგომით და ანალიზით ინვოისირება შენი კომპანიის განუყრელი ნაწილი გახდება და ბუღალტრულ არეულობასაც მოგიწესრიგებს.

თუკი დოკუმენტების დანახვისას ფიქრობ – “ რა საჭიროა ამდენი ინვოისი” ან “საერთდ ვის რაში სჭირდება ინვოისირება”, მაშინ ეს სტატია შენთვისაა. წაიკითხე სტატია და გარდაქმენი “უაზრო დოკუმენტი” ბიზნესის მთავარ იარაღად!

რა არის ინვოისი?

ინვოისი არის დოკუმენტი, რომელშიც თავმოყრილია პროდუქტი და მომსახურება, რომელსაც ბიზნესი სთავაზობს კლიენტს და აკისრებს ვალდებულებას გადაუხადოს ბიზნესს ამ პროდუქტებისა ან მომსახურებისათვის. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ინვოისი არის საქონლის ან მომსახურების მყიდველისა და გამყიდველის ხელშეკრულების წერილობითი დამოწმება. 

მაგალითად, წარმოიდგინე მყიდველისთვის გაგზავნილი დოკუმენტი, რომელშიც მოცემულია გამყიდველის მიწოდებული პროდუქციის ან მომსახურების რაოდენობა და ღირებულება.

ინვოისი გაჩვენებს რა უნდა გადაგიხადოს მყიდველმა შეთანხმებული ფასის შესაბამისად. გადახდის პირობებში, როგორც წესი, მითითებულია დროის მონაკვეთიc, რომელშიც მომხმარებელმა უნდა გადაიხადოს შეძენილი პროდუქტის ღირებულება.

წარმოიდგინე რა მოსახერხებელია, როცა საბუთი შეიცავს დეტალურ ანგარიშს პროდუქციის ან მომსახურების შესახებ და ასევე არის სხვა ინფორმაციის ნაკრები. რა თქმა უნდა, ინვოისი შეიძლება იცვლებოდეს იმის მიხედვით, თუ რა მოთხოვნებს ითვალისწინებს ქვეყანაში ინვოისი, ან როგორ იყიდება პროდუქტის ან მომსახურების ტიპი. მარტივად რომ ვთქვათ, ყველა ქვეყანას ინვოისის საკუთარი სტანდარტები გააჩნია.

რატომ არის ინვოისი მნიშვნელოვანი?

ინვოისების შედგენას გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს მცირე ბიზნესისთვის, რადგან ინვოისი წარმოადგენს ბიზნეს დოკუმენტებს, რომლებიც კომპანიებს საშუალებას აძლევს მიიღოს ანაზღაურება თავიანთი მომსახურებისთვის.

მცირე ბიზნესისათვის ინვოისი ხელს უწყობს გადახდის პროცესის დაჩქარებას და ასევე მომხმარებლებს დაგვიანებული გადახდის შესახებ აცნობებს. როგორც უკვე ავღნიშნეთ, ფურცელზე მითითებულია გადახდის საბოლოო პერიოდი, ხოლო ინვოისირების ონლაინ პლატფორმები კი გიგზავნიან შეტყობინებას მომავალ სავალდებულო გადასახადზე.

ინვოისები არც კლიენტს ტოვებენ ხელცარიელს და ეხმარებიან საკუთარი ხარჯების და ფულის მიმოცვლის კონტროლში. წარმოიდგინე, რა მარტივია, როცა შენი ყოველი შენაძენის დაწვრილებითი ინფორმაცია ერთ დოკუმენტშია მოცემული. 

ინვოისი არის გაყიდვების პროცესის საყრდენი. ის არის მთავარი დოკუმენტი, რომელიც ემსახურება შენი ბიზნესის მიერ მიწოდებული მომსახურების ან პროდუქტების გადასახადის აღბეჭდვას. სწორად შექმნილი ინვოისი არის იურიდიული დოკუმენტი, რომელიც უზრუნველყოფს სავალდებულო ხელშეკრულებას. ამიტომ თუკი გადახდისას წარმოიქმნება რაიმე გაურკვევლობა, შენ შეგიძლია კუთვნილი თანხა კანონის თანახმად მოითხოვო. 

რაში გამოიყენება ინვოისი?

საბუღალტრო აღრიცხვის წყაროდ კვლავ ინვოისები გვევლინებიან. მათი მეშვეობით გაყიდვების ყველა ოპერაციის აღწერა, რომლებსაც ბიზნესი თავის კლიენტებთან ახორციელებს, წამებში შეგიძლია. ინვოისების გამოყენება სხვა მიზნებისთვისაც მიზანშეწონილია, მაგალითად:

  • მოითხოვო დროული გადახდა კლიენტებისაგან – ინვოისში მოცემულია კლიენტისაგან თანხის მიღების თარიღი, ამიტომ დოკუმნეტი შესაძლოა გამოყენებული იქნას როგორც დამადასტურებელი მოწმობა, თუ როდის უნდა მოხდეს თანხის სრული დაფარვა.
  • გაყიდვების თვალყურისდევნების მიზნით – შენი კომპანიის გაყიდვების აღრიცხვისათვის და შემდგომ მოგების დასათვლელად აუცილებელია ინვოისების ქონა, რადგან მათში აღწერილია ბიზნესის შემოსავალი. ხოლო მოგების დასათვლელად შემოსავალს, ანუ კლიენების გადახდილ თანხას, აკლდება ამ მომსახურებისათვის გაწეული ხარჯები და ვიღებთ მოგებას. ინვოისების გარეშე კი კომპანიაში შემოსული ფული გაურკვეველი წარმომავლობისაა და საშემოსავლო გადასახადის დათვლისას, ასევე მოგება-ზარალის უწყისის შედგენისას, პრობლემებს შეგიქმნის.
  • სამომავლო გაყიდვების პროგნოზირება ისტორიული მონაცემების გამოყენებით – როგორც ჩვენს წინა სტატიაში, როგორ შევადგინოთ ბიუჯეტი, ვისაუბრეთ, სავარაუდო გაყიდვების ანალიზი კომპანიისათვის წინ გადადგმული ნაბიჯია. ინვოისების ანალიზით შეგიძლია დაადგინო რამდენად იმატა შემოსავალმა. თუკი შემოსავლის რაოდენობა მცირდება, მაშინ წინასწარ შეძლებ მიზეზის დადგენას და პრობლემის აღმოფხვრასაც. 
  • ბიზნესის შემოსავლის აღრიცხვა საგადასახადო შევსებისთვის – საქართველოს ნებისმიერი მოქალაქე ვალდებულია საკუთარი შემოსავლის გარკვეული პროცენტი სახელმწიფოს გადაუხადოს, რაც ნებისმიერ ჩვენგანს აღიზიანებს. კერნელის კალკულატორის დახმარებით კი საშემოსავლო გადასახადის დათვლაში დროს არ დახარჯავ! 

ბიზნესისათვის კი საქმე შედარებით რთულადაა, რადგან კომპანიის ზოგიერთი სახეობა ორმაგად იბეგრება. გაეცანი ბიზნესის ორგანიზაციულ ფორმებს და გაიგე ამგვარი სახეობების შესახებ. გადასახადის გადახდისას კი აუცილებელია კომპანიის მთლიანი შემოსავლის აღწერა, რაც ინვოისების გარეშე საკმაოდ რთულია. რადგან ზუსტად მათი მეშვეობით შეგვიძლია ფულის მოძრაობის დინამიკის დანახვა.   

როგორ შევქმნათ ინვოისი 

ჩვეულებრივ, ინვოისი მოიცავს შემდეგ ინფორმაციას, რათა ის ჩაითვალოს იურიდიულად მოქმედ ინვოისად:

თარიღი

თქვენს მომხმარებელს ეს სჭირდება, რათა იცოდეს დავალიანების დაფარვის დროის მონაკვეთი. ყველა ინვოისი შეიცავს მისი გაგზავნის თარიღს. მასში ასევე შეიძლება შეტანილი იყოს გადახდის ბოლო ვადა.

სახელები და მისამართები

ეს აერთიანებს როგორც შენს სახელს და მისამართს, ასევე კლიენტის მისამართს. მაშინაც კი, თუ ინვოისს ელ.ფოსტით აგზავნით, შეეცადეთ შეიტანოთ საფოსტო მისამართები. თუ კლიენტმა უნდა გადასახდელად უნდა გამოიყენოს  საბანკო ანგარიში ან ფოსტა, მაშინ ამ ინფორმაციის ცოდნა ბევრ დროს დაუზოგავს.

შენი საკონტაქტო ინფორმაცია უნდა იყოს მითითებული, იმ შემთხვევაშიც, თუ მომხმარებელს აქვს კითხვა და სჭირდება კონსულტაცია.

ცალკეული სია, რისთვისაც იღებთ თანხას

აჩვენეთ საიდან მოდის თანხა. თითოეული პროდუქტი, რომელსაც ყიდი, უნდა შეიტანო როგორც ცალკეული სტრიქონი, მიანიჭო ფასი და რაოდენობა. დარწმუნდი, რომ გადასახდელი თანხა თვალსაჩინოა.

გადახდის პირობები

ეს არის დროის მონაკვეთი, რომელშიც  კლიენტმა უნდა გადაგიხადოთ. ტიპური ტერმინებია “Net 30” ან “Net 14” – რაც ნიშნავს 30 და 14 დღეს.

ზოგიერთ შემთხვევაში შეიძლება დაგჭირდეს გადახდის გეგმის გამოყენება, სადაც დროთა განმავლობაში იღებთ ნაწილობრივ გადახდებს, როგორც განვადება. ეს დაეხმარება კლიენტებს, თანხის დაფარვაში. თუმცა რაც უფრო მოკლეა გადახდის პირობები, მით უკეთესი. უფრო სწრაფად გადახდა შესანიშნავია თქვენი ფულადი სახსრების მოძრაობისათვის.

ინვოისის ნომერი

როგორც ზევით ავღნიშნეთ, დალაგებული ინვოისების სისტემა წინ გადადგმული ნაბიჯია ორგანიზებისათვის. სწორედ ამიტომ არსებობს სხვადასხვა მიდგომა, რომელითაც ბიზნესს შეუძლია ინვოისისათვის ნომრების მინიჭება. ყველაზე პრაქტიკული და გავრცელებული მეთოდებია:

  • თანმიმდევრული

ეს არის ინვოისის ნომრების მინიჭების უმარტივესი გზაა და ყველაზე ფართოდ გავრცელებულიც. თანმიმდევრული ინვოისის ნომრების მინიჭებისთვის, დაიწყე ნებისმიერი ნომრით (ჩვეულებრივ 1) და თითოეულ მიმდინარე ინვოისს მიანიჭებდი შემდეგ ნომერს თანმიმდევრობით. მაგალითად:

ინვოისი # 001

ინვოისი # 002

ინვოისი # 003

ინვოისის თანმიმდევრული ნომრები გიმარტივდებათ მდგრადობას და უზრუნველყოფას, რომ არასდროს მიანიჭებთ ინვოისს დუბლირებულ პირად ნომერს.

  • ქრონოლოგიური

ქრონოლოგიური მეთოდის გამოყენებით ინვოისის ნომრების მინიჭებისთვის, დაალაგე ყველა ინვოისი მათი შექმნის თარიღის მიხედვით. ქრონოლოგიური ინვოისის ნომრებისთვის შეგიძლია გამოიყენო თარიღის ნებისმიერი ფორმატი. მაგალითად, თუ ინვოისი შეიქმნა 2018 წლის 30 სექტემბერს და უნიკალური ინვოისის ნომერია 0022, შეგიძლიათ ამ ნომერს მიანიჭოთ პირადი ნომერი: 2018-09-30-0022. სადაც დასაწყისი თარიღია, ხოლო ბოლო ნაწილი უბრალო ციფრები.

  • მომხმარებლის ID- ს მიხედვით

ზოგი ბიზნესი თავის თითოეულ კლიენტს ანიჭებს უნიკალური მომხმარებლის პირადობის მოწმობას, ხოლო ინვოისის ნომრების მინიჭებისთვის შეგიძლია გამოიყენო მომხმარებლის ID. ინვოისის ნომერი დაიწყება მომხმარებლის საიდენტიფიკაციო ნომრით და შემდეგ მოჰყვება უნიკალური ნომერი. მაგალითად, თუ კლიენტს მიანიჭე მომხმარებლის საიდენტიფიკაციო ნომერი 490 და უნიკალური ნომერი, რომელსაც იყენებ არის 004, ინვოისის ნომერი 490-004 იქნება.

  • პროექტის ID– ით

თუ შენი ბიზნესი ერთდროულად მუშაობს არაერთ პროექტზე, ხოლო კლიენტებს პროექტის მიხედვით უწესებ ანგარიშს, მაშინ მოისურვებ ინვოისის ნომრების მინიჭებას პროექტის ID– ს მიხედვით. ეს მეთოდი მიღებულია სამშენებლო ინდუსტრიაშიც. ინვოისის ნომრის პირველი ნაწილი ეხება პროექტის ID– ს, ხოლო მეორე ნაწილი იქნება რიგითი ნომერი, რომელიც განასხვავებს ამ კონკრეტული პროექტისთვის გაცემულ სხვადასხვა ინვოისებს. მაგალითად, თუ ქმნიდი ინვოისს პროექტ ნომრით 6221, პირველი ინვოისის ნომერი 6221-001 იქნება.

ციფრული (ონლაინ) ინვოისირება

დღესდღეობით, ნებისმიერი კომპანია ცდილობს სრულიად გადაერთოს ინვოისირების ონლაინ ფორმატზე. ამას უამრავი დადებით მხარე გააჩნია:

  • ინვოისის გაგზავნა მომენტალურია და არ საჭიროებს ოფისის ან სახლის დატოვებას. 
  • დროის დაზოგვასთან ერთად იზოგება ისეთი რესურსიც, როგორიცაა ხე-ტყე და მისგან შექმნილი ფურცელი. 
  • ვირტუალური ინვოისების მოძებნა-დალაგება ბევრად უფრო მარტივი და სწრაფია. 

როცა უკვე გავეცანით ონლაინ ინვოისინგის დადებით ნიშნებს, მის შესაქმნელ პლატფორმასაც გადავხედოთ. 

კერნელი არის უმარტივესი ონლაინ ინვოისის შედგენის პროგრამა მცირე ბიზნესისათვის. თუ გსურს შექმნა და გაგზავნო ინვოისები რაც შეიძლება სწრაფად, მაშინ კერნელი შენი სამუშაოს განუყრელი ნაწილი გახდება.

სულ რაღაც ერთი წუთის განმავლობაში შეგეძლება მომხმარებლებისთვის ინვოისის შექმნა, დასრულება და გაგზავნა ან გადმოწერა PDF ვერსიით. ავტომატური შეხსენებების წყალობით, შენ და შენი კლიენტი აღარასოდეს დაივიწყებთ მომავალ ან დაგვიანებულ ინვოისს.

კერნელს ასევე აქვს სისტემაში ინტეგრირებული მარტივი ანალიტიკა, რათა თვალყური ადევნო შენს შემოსავლებს და ფულადი სახსრების მოძრაობას. აქ ნახავთ მხოლოდ მნიშვნელოვან მონაცემებს, რომლებიც ორგანიზებულია ლამაზ დინამიურ გრაფიკებში, რომლითაც ვიზუალურად გაანალიზო ფინანსური მდგომარეობა. გარდა ამისა შენი ნედლი მონაცემების შეტანა შეგიძლია CSV ფორმატში.

კერნელი ასევე გაფრთხილებს მომავალი და ვადაგადაცილებული ინვოისების შესახებ, რომელიც შეიძლება გქონდეს შენ ან შენს კლიენტს. ინვოისის შედგენის პროგრამის დამატებად კერნელი ასევე შეიცავს CRM– ის ძირითად ფუნქციონირებას, რომლის საშუალებითაც შეგიძლია მართო და დააორგანიზო შენი კლიენტების პროფილები ერთ სივრცეში. 

ზედმეტი საუბრის გარეშე, სცადე კერნელის ინვოისირების სისტემა და მიიღე თვეში 5 ინვოისის შექმნის უფლება სრულიად უფასოდ! 

დასკვნა

როგორც სტატიაში არაერთხელ ავღნიშნეთ, ინვოისირებას უამრავი დადებითი ფუნქცია გააჩნია. სხვა საბუღალტრო დოკუმენტებისაგან განსხვავებით ინვოისი გადახდის პირობების შეთანხმებისთანავე მომენტალურად იქმნება. ამიტომ ყველაზე სწრაფი და უპრობლემო გამოსავალი უკვე არსებული ჩონჩხის შევსებაა. 

კერნელი გთავაზობს ინვოისირებისაგან გამოწვეული არეულობის დალაგებას და ერთ სივრცეში მოქცევას. აღარ დახარჯო დრო და ნერვები ქაღალდის ინოისებზე! გადადი ონლაინ სისტემაზე და გაიმარტივე ფულის მიღების გზა!

გამოიწერე სიახლეები


Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Როგორ მოვაწესრიგოთ კომპანიაში შექმნილი ქაოსი

Თუკი შენ, როგორც ბიზნესის მფლობელი ან უფროსი მენეჯერი, ყოველი სამუშაოს დღის შემდეგ საკუთარ თავს ამ ფრაზებით ამკობ – “ჩემი შრომა სათანადოდ არ ფასდება !”; “დასვენების დღე არასდროს არ მაქვს!”; “არ...

როგორ დავიცვათ თავი ფინანსური კრიზისისგან

როგორ დავიცვათ თავი ფინანსური კრიზისისგან

ისევ დავუბრუნდით ჩახლართულ ფინანსებს და მათ მნიშვნელობას დღევანდელ დღეს. სიტყვა კომპლექსური ან რთული ფინანსების წინ ხშირად გამოიყენება, მაგრამ დამეთანხმები, კერნელის ფინანსური კალკულატორების დახმარებით ყველა გამოთვლა მარტივდება. სწორედ ასე მუშაობს საჭირო...

გამოიწერე ჩვენი ბლოგი!